| УТВЕРЖДЕНО |
постановление Комитета по
архивам и делопроизводству при Совете Министров
Республики Беларусь |
| 24 июля 2003 № 27 |
ИНСТРУКЦИЯ
по оформлению документов с использованием
компьютерных технологий в республиканских органах государственного
управления и иных государственных организациях, подчиненных
правительству Республики Беларусь
- Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий
в республиканских органах государственного управления и иных организациях,
подчиненных правительству Республики Беларусь (далее - настоящая Инструкция)
устанавливает единый порядок оформления организационно-распорядительных
документов (далее - документов) с использованием компьютерных технологий
с учетом требований Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ
6.38 - 95) "Унифицированные системы документации Республики Беларусь.
Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов", утвержденного постановлением Комитета по стандартизации,
метрологии к сертификации Министерства образования и науки Республики Беларусь
от 20 октября 1995 г. № 11 "Об утверждении, введении в действие, изменении
стандартов" (далее - СТБ 6.38 - 95).
- Печатание и оформление документов в республиканских органах государственного
управления и иных государственных организациях, подчиненных правительству
Республики Беларусь осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам
со следующими параметрами настройки в редакторе Microsoft Word:
2.1. формат А4 (210 х 297 мм) - для, протоколов, докладных записок,
справок, телеграмм и других документов, для писем - формат А 4 и формат
А 5 (148 х 210 мм):
- поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое
- 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого
-до 8 мм (когда текст не вмещается);
- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пунктов*.
В таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);
- межстрочный интервал: для формата А 4 - одинарный; в адресах, заголовках
и подписях, а также для формата А5 - точно 14 пт, в таблицах допускается
уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);
- первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
- выравнивание по ширине и, как правило, без переносов слов (в таблицах
выравнивание по необходимости, с переносом слов);
- номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15
мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).
2.2. для тезисов выступлений:
- формат А4 (210x297 мм);
- поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое
- 10 мм;
- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер
16 пт (в заголовках - полужирный курсив подчеркнутый и полужирный
курсив, размер 14 пт);
- межстрочный интервал полуторный (в заголовках - точно 12 пт);
- первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
- выравнивание по ширине, без разрыва абзацев на следующую страницу
и без переносов слов;
- номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 -15
мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).
- Реквизиты документа (за исключением текста), состоящие из нескольких строк,
печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов "Адресат",
"Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка
о наличии приложения" отделяют друг от друга одним интервалом. Реквизиты
документа отделяют друг от друга полуторным интервалом.
Например:
| СОГЛАСОВАНО |
Одинарный |
Председатель Комитета по
архивам и делопроизводству
при Совете Министров
Республики Беларусь
|
точно 14 пт
Одинарный |
| ПОДПИСЬ Инициалы, фамилия |
Одинарный |
| Дата |
Полуторный |
| СОГЛАСОВАНО |
р |
Министр финансов
Республики Беларусь
|
точно 14 пт
Одинарный |
| ПОДПИСЬ Инициалы, фамилия |
Одинарный |
| Дата |
|
При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой,
наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или
двойным межстрочным интервалом.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков (70 мм).
- От границы левого поля (без отступа первой строки) печатают следующие
реквизиты: "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии
приложения", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении
документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах
"Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также
слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ",
"ОБЯЗЫВАЮ". Если заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать
на 120 мм от левого поля документа.
- Начало абзацев в тексте печатают с отступом первой строки 12,5 мм.
- Реквизит "Адресат" оформляется с отступом от левого поля 80 мм.
- Реквизиты "Гриф утверждения" и "Гриф ограничения доступа к документу"
оформляется с отступом от левого поля 100 мм; отметка о приложении к правовому
акту оформляется в правом верхнем углу колонтитула с отступом от левого
поля 140 мм.
- Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" оформляется с отступом от левого
поля 120 мм, на уровне последней строки наименования должности.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают
на одном уровне вертикальными рядами, начиная от левого поля без отступа
и с отступом от левого поля на 100 мм.
- Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный
абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание"
и "Основание" оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относящийся
к ним текст - через межстрочный интервал точно 14 пт.
- В случае оформления резолюций на отдельных листах соблюдаются следующие
правила печатания их текста:
10.1. для рефератки малого размера:
- формат А6 (105 х 148 мм);
- поля страницы: верхнее - не менее 10 мм, нижнее - не менее 10 мм,
левое - не менее 12 мм, правое - не менее 8 мм;
- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный,
полужирный курсив;
- межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного
интервала (когда текст не вмещается);
- первая строка в абзаце с отступом 10 мм;
- выравнивание по ширине, с переносом слов;
10.2. для рефератки среднего размера:
- формат А5 (148 х 210 мм);
- поля страницы: верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм,
левое - 20 мм, правое - не менее 8 мм;
- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный,
полужирный курсив
- межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного
интервала (когда текст не вмещается);
- первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
- выравнивание по ширине, с переносом слов;
10.3. для рефератки большого размера:
- формат А4 (210 х 297 мм);
- поля страницы: верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм,
левое - 30 мм, правое - 10 мм;
- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 -15 пт, полужирный,
полужирный курсив;
- межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного
интервала (когда текст не вмещается)
- первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
- выравнивание по ширине, с переносом слов.
- Для таблиц, печатаемых на листах формата A3 (297 х 420 мм):
- поля страницы: верхнее и нижнее - 20 мм, левое - 30 мм, правое -10
мм. Допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (когда
текст не вмещается);
- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пт.
Допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);
- межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение до 11 пт (когда
текст не вмещается);
- номер страницы в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 -15
мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт.
- В нижнем левом углу лицевой стороны последней страницы документа (за
исключением рефераток) печатаются индекс структурного подразделения, в котором
готовился документ, фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (на
первой строке) и инициалы (для машинисток), дата создания документа, имя
файла (на второй строке);
- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) обычный, размер 9 пт;
- межстрочный интервал - точно 9 пт.
Например:
3. Иванова 220 88 3 1
Точно 9 пт тн 15 05.2003 cl-З об-1
|
точно 9 пт
|
|
| пт - пункт, размер шрифта |
